OpenOffice Calc

TABLAS

Las tablas representan el formato más adecuado para organizar múltiples datos que deben aparecer relacionados. Las tablas constan de casillas de entradas de datos, denominadas celdas; cada una de ellas viene referenciada por una columna y la fila en la que se encuentra.

Las filas : son horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente.

 Las columnas. En cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical

La celda: Es el lugar donde se pueden introducir los datos es la intersección entre una fila y una columna

Direcciones de Celdas

	A	B	C	D	E
1	A1	B1	C1	D1	E1
2	A2	B2	C2	D2	E2
3	A3	B3	C3	D3	E3
4	A4	B4	C4	D4	E4
5	A5	B5	C5	D5	E5

Capítulo 1 Introducción a OpenOffice Calc
1.1 Introducción

Bienvenido a OpenOffice.org Calc la planilla de cálculo libre, esta aplicación es indispensable en la administración de cualquier empresa u organismo, nos da la posibilidad de generar cálculos en tiempos muy cortos y manejando grandes volúmenes de datos.
1.2 Acceder a OpenOffice Calc
Para ejecutar OpenOffice Calc, basta con acceder al menú de las aplicaciones y seleccionar la opción  Oficina y luego hacemos clic en OpenOffice.org Hojas de Cálculo

También podemos ejecutar OpenOffice Calc mediante el siguiente Icono

                                                                  

La ventana principal de OpenOffice Calc es similar a la de Microsoft Excel, de estar familiarizado con esa herramienta, notará cambios mínimos en la ubicación de los menús, barras de herramientas y opciones, muchas de estas comunes en las aplicaciones de OpenOffice

Ventana de OpenOffice Calc

 Elementos específicos de la hoja de cálculo:

• Celda activa: se trata de la celda seleccionada en el momento actual y muestra un valor que puede haber sido introducido directamente o puede ser el resultado de una fórmula.
• Dirección de la celda activa: lugar donde se indica la dirección de la celda seleccionada actualmente.
• Línea de entrada de datos: lugar donde se muestra el contenido real de la celda activa (su valor o la fórmula que produce ese valor).
• Botón de acceso al listado de funciones de la hoja de cálculo: este botón nos permite acceder a otra ventana en la que se muestran todas las funciones disponibles en el programa junto con un asistente que nos ayuda a conocer su utilidad.
• Botón suma: sirve para obtener con rapidez la suma de una serie de números escritos en una fila o en una columna.
• Botón de introducción de fórmula: para introducir una fórmula en una celda lo primero que hay que hacer es escribir el símbolo "=" o, en vez de eso, pulsar este botón.
• Columna activa: letra que tiene una tonalidad ligeramente diferente a las demás y que indica la columna en la que se encuentra la celda activa.
• Fila activa: número que tiene una tonalidad ligeramente diferente a los demás y que indica la fila en la que se encuentra la celda activa.
• Hojas del documento: equivalen a las hojas de un libro y permiten almacenar en un único documento diferentes tipos de cálculos que pueden o no estar relacionados entre sí.
• Nombre del documento: nos indica el nombre del archivo con el que estamos trabajando.

 1.3 Abrir y guardar hojas de calculo
Abrir 

• Ctrl+O
• File - Open
• Botón Open

Guardar

• Ctrl+S
• File - Save
• Botón Save

 Nueva Hoja de Cálculo

• Ctrl+N
• File -New - Spreadsheet
• BotónNew

 Tareas: 

1. Pasar materia 
2. Recorte Tecnológico                                                                                       

Capítulo 2 Edición y formato de celdas

2.1 Modificar o eliminar contenido de una celda

Modificar el contenido de una celda

• Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratón

• Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2

Eliminar el contenido de una o más celdas

·         Una vez seleccionada(s) las celdas, pulse la tecla Supr o Delete,

2.2 Cortar, copiar y pegar datos

Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar borra los datos de la ubicación de origen.

Cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, sitúe el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, haga un clic de ratón, y sin soltar el botón, arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que desee.

·         Seleccionar los comandos Cortar y Pegar del menú Edición.

·         Con las teclas Ctrl + X y Ctrl + V

Para copiar

·         Seleccionar los comandos Copiar  y Pegar del menú Edición.

·         Presionar las teclas Ctrl + C y Ctrl + V

2.3 Pegado especial

Se trata de copiar el formato de la celda (color, tamaño y tipo de letra a demás  el color de fondo de la celda)

2.4 Asignar formato a una celda

·         Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

·         Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24601 y pulsa la tecla <Enter> para fijar ese valor, Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01.

·         Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, Calc aplicará el formato científico, que  equivale a 10Exp(9). Si aún de este modo, el numero no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos: ###########

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos.

Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecute el comando Celdas.

Ventana Formato de Celda

2.5 Aplicar autoformato

Para darle un formato atractivo a las celdas de forma más fácil, puede utilizar la herramienta de formateado automático. Para empezar, seleccione el área de datos a la que le quiere aplicar un formato (el área mínima a la que le puede aplicar un formato es de 3 filas por 3 columnas), luego, en la barra de menú vaya a Formato y seleccione AutoFormato,

Ventana AutoFormato.

 Tarea para la próxima clase pasar a materia

Capítulo 3 ­ Manejo de filas y columnas

3.1 Insertar filas, columnas y celdas

Al insertar una fila o una columna, primero debe ubicarse en la celda donde desee hacer la inserción. La fila se insertará sobre la fila de la celda seleccionada y la columna se insertará a la izquierda de la columna de la celda seleccionada. Para insertar una fila o una columna usted puede seguir cualquiera de estas opciones:

• Hacer clic derecho sobre la celda, desde el menú contextual, seleccionar Insert.  

• Ir a menú Insert y seleccionar submenú Filas o Columnas o celdas.

Para borrar una fila o columna, no basta con seleccionarla y pulsar la tecla suprimir, ya que esta acción sólo borra el contenido de las celdas, pero la fila o columna que contienen a esa celda se mantienen. Para borrar una o varias filas o las columnas completamente, usted debe:

1.     Seleccionar la fila, haciendo clic sobre su número, o columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado.

2.     Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción borrar filas (Delete Rows) o borrar columnas (Delete Columns), según corresponda.

Como alternativa encontrará en la barra de menú Editar la opción Borrar celdas, que elimina la fila o columna que tenga seleccionada.

3.2 Modificar el tamaño de filas y columnas

Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los datos quedarán ocultos.

Para cambiar el tamaño de una fila, acerque el cursor hasta el margen izquierdo, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho de una columna. Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el menú Format, elija el comando Fila o columna y en el siguiente menú desplegable height (Altura) e ingrese el valor de la altura de la fila o width (ancho) de columna según corresponda.

Cuando comienza a trabajar con una hoja nueva, todas las filas y columnas poseen el mismo ancho y alto predefinido.

3.3 Ocultar y mostrar filas o columnas

OpenOffice Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque existan, pueden que no estén visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna debe seleccionarla y luego desde el menú Format, seleccionar Rows o Columns y elija Hide.

Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo.

Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y luego acceda al menú Format, seleccionar Rows o Columns y elija Show.

3.4 Proteger Hoja y Documento

1.     Abra el menú Tools ­ Protect document ­ sheet.

El área que anteriormente podía editarse está ahora protegida. La protección de la hoja afecta también al menú contextual de las pestañas de hoja situadas en la parte inferior de la pantalla. No será posible seleccionar las órdenes Borrar y Desplazar/copiar.

2.     Ingrese una contraseña

3.     Confirmar la contraseña

4.     Botón OK  

Pasar materia  y un Recorte Tecnológico

Capítulo 4 Uso de fórmulas y funciones
4.1 Barra de fórmulas

En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos y también fórmulas. Cuando se introducen datos en una celda estos datos aparecen en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.

Para ingresar una fórmula debe escribir como primer carácter de la celda un signo igual ("="), lo que siga a continuación de ese signo, debe ser una expresión matemática válida, ya sea formada a partir de las operaciones básicas (+,-,/, *) o de funciones (mínimo, máximo, contar etc.).

Dentro de la barra de fórmulas existen 3 botones:

Piloto automático de funciones: Este icono activa el asistente para funciones, que le permite utilizar funciones matemáticas de diferente índole dentro de la hoja de cálculo.

Aplicar: Es el botón con la marca de verificar verde de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda.

Rechazar: Este icono restaura el contenido de la celda a su valor inicial. De este modo no se introducen los datos y la celda mantendrá el valor anterior.

4.2 Función Suma y Promedio

=SUMA(n1;n2;… n).

=PROMEDIO(n1;n2;… n).

El rango de datos que va entre los paréntesis, y sobre el que se va a calcular el promedio (parámetros), son ingresados automáticamente al seleccionarlos con el ratón.

Siempre que utilice fórmulas y funciones puede introducir los valores relativos, es decir, hacer referencia a las direcciones de celdas, con esto no estaría perdiendo flexibilidad a la hora de utilizar la hoja de cálculo.

4.3 Función para calcular mínimos, máximos y contar

OpenOffice Calc permite, de una forma automática, hacer varios cálculos estadísticos sobre los datos de los que dispone, así por ejemplo, se pueden utilizar las siguientes funciones:

Máximo. Calcula el valor más alto dentro de una lista de datos numéricos. Su sintaxis es la siguiente: =MÁX(Núm1; Núm2;…)

Mínimo. Sirve para lo contrario que la función anterior. Da como resultado el número menor de una serie. =MÍN(Núm1;Núm2;…)

Contar. Esta función entrega la cantidad de números que contiene un rango. Es importante recordar a la hora de utilizar esta función que SOLO tiene en cuenta las celdas que contienen números, ya que, de contener texto u otro tipo de datos las pasa por alto.                                                     =CONTAR(Valor1; Valor2;…)

4.4 Funciones anidadas

Con OpenOffice Calc es posible introducir una función dentro de otra y utilizar el valor resultante de una función como parámetro de otra. El orden de preeminencia por el que se llevarían a cabo los cálculos sería de dentro hacia fuera, el más anidado sería el que primero se calcularía, y la primera de las funciones la última.

A continuación se muestra un ejemplo en el que se anidan dos funciones, la de suma y la de promedio. El objeto de esta fórmula es sumar un rango de celdas y a la propia suma añadirle además el promedio de este rango:

=SUMA(PROMEDIO(A1:A10);A1:A11)

En primer lugar se resuelve el promedio del rango y a continuación se le suma el rango.

  
                http://www.youtube.com/watch?v=MuOhUHieJN4

    Pasar materia

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